Отгрузка раньше чем поступление товара. ТОП‑10 распространенных ошибок в учете, за которые грозит штраф. Компании выплачивают дивиденды, предварительно не уплатив ндфл

Конечно, у начинающих много разных ошибок, все и не перечислишь так сразу. Будем перечислять постепенно.

Многие такие ошибки можно предотвратить заранее, просто перед совершением новой для себя операции проконсультируйтесь с бухгалтером. Даже если вы не согласитесь с его мнением, то вы будете знать, как операцию делать правильно и какие негативные последствия могут быть в случае ее неправильного совершения.

Особенно важно об этом помнить людям, которые ведут самостоятельный учет или самостоятельное документальное оформление операций

Ошибочное мнение о том, что деньги, снятые на хознужды со счета компании, можно потратить на что угодно .

Это не так. За деньги, снятые на хознужды надо отчитываться. Правила их расходования ни чем не отличаются от правил расходования безналичных денег со счета компании. Для того, чтобы за них отчитаться, надо сдать в компанию комплект документов, подтверждающих расходы (кассовый чек, товарный чек, счет-фактуру, акт выполненных работ).

Если налоговая при проверке найдет деньги, за которые не отчитались, скорее всего она запишет это в доход получившему, доначислит все положенные налоги и взносы, на них штрафы и пени. Вряд ли это тот результат, которого вы хотите достичь

Продажа товара раньше, чем он был куплен по документам.

Ну это вообще классика. Понятно, что проще распечатать накладную (и счет фактуру) одновременно со счетом, отдать их клиенту и все хорошо. Вот только одна проблема, вы не можете (по бухгалтерии) продать то, чего у вас нет. Соответственно дата отгрузочных документов должна быть равна или больше дате приходных документов на тот же товар.

Разница в названиях между тем, что купили и тем, что продали.

То, что вы продаете, должно называться так же, как то, что вы купили. Ну или очень похоже. Из названия должно быть понятно, что это один и тот же товар. При проверке, налоговики могут упереться и утверждать, что купленный товар к проданному не имеет отношения. Соответственно неправильно посчитана себестоимость, налог на прибыль. Ну и как обычно, доначисления, штрафы и пени. В суде возможно от этого получится отбиться, но нужны ли вам суды. Гораздо проще контролировать соответствие названий. Это правило не касается сборных товаров. Когда вы покупаете комплектующие, собираете из них готовое изделие и его продаете. Частный случай – компьютер. Стоит правда понимать, что в этом случае может получиться принципиально новый товар, на который может потребоваться, например, получить сертификат.

Да и в учете это может уже отражаться не как торговля, а как производство, правила учета которого и документальное оформление могут отличаться.

Ошибочное увязывания движения товара и движения денег.

Например оформление всех необходимых документов на товар только после того, как пришли деньги. Хотя товар уже давно отгружен. Или не отражение в учете движения товара до движения денег. Стоит помнить, что движения денег и движения товаров это совершенно раздельные вещи. Конечно, с точки зрения бизнеса они связаны между собой, но с точки зрения налогов и учета – не обязательно. В учете все операции должны отражаться в момент их совершения. Отдаете товар, сразу делайте накладные и прочие необходимые документы, получайте подпись клиента и печать (или доверенность) и отражайте в учете или отдавайте бухгалтеру. И будем вам счастье.

Осторожно: неучтенный товар может всплыть

При торговле за «черный нал» не всегда удается соблюсти все меры предосторожности. Так, документы на неучтенный товар ревизоры могут неожиданно найти у ваших партнеров.

В прошлом номере журнала мы рассказали, какими документами можно отвлечь внимание проверяющих от неучтенного товара на вашем складе. Эта тема вызвала большой интерес, поэтому мы решили ее продолжить.

На этот раз остановимся на проблемах, с которыми может столкнуться фирма уже после того, как неучтенный товар благополучно продан. Как правило, они упираются в «засвеченные» документы. Дело в том, что уговорить своих партнеров не проводить товар по бухгалтерии удается не всегда. Поэтому иногда в «черную схему» могут вклиниться законопослушные партнеры. Разберемся, чем грозит такое сотрудничество.

Лобовое столкновение

Некоторые фирмы допускают в своей работе такой промах: они не проводят по бухгалтерии только часть товара, полученного от поставщика. Другую часть товара они приходуют по всем правилам. Опасность в данном случае заключается в том, что поставщик сразу же попадает в список официальных партнеров фирмы. А значит, у налоговой инспекции появляется возможность провести у него встречную проверку.

Если по ее результатам инспекция обнаружит у поставщика документы на неучтенный вами товар, проверяющие сразу поймут, что он прошел мимо бухгалтерии. Что будет дальше, предположить нетрудно. Любыми правдами и неправдами ревизоры постараются получить с фирмы недоплаченные налоги, а также начислить штрафы и пени. Если вы попадете в такую ситуацию, имейте в виду: сдаваться еще рано.

Ведь, чтобы доначислить налоги, документов от поставщика еще недостаточно. Сначала инспекторы должны доказать, что полученные по ним товары фирма продала. Сделать это можно, только обнаружив документы на реализацию неучтенного товара. Если же инспекция их не найдет, шансов обвинить фирму в сокрытии выручки у нее не будет. Единственная санкция, которую ревизоры могут предъявить фирме, – это штраф за «грубое нарушение правил учета» по статье 120 Налогового кодекса.

Пример

Налоговая инспекция провела встречные проверки у поставщиков ООО «Лидия-А». По ее запросу они представили все документы, связанные с этой фирмой. Ревизоры сравнили их с данными бухгалтерского учета «Лидии-А». В результате они выяснили, что фирма не оприходовала часть алкогольной продукции, отгруженной ее партнерами.

По итогам проверки инспекторы поступили так. Они заявили, что фирма намеренно скрыла оприходование и реализацию товаров, чтобы не платить налоги. Затем ревизоры рассчитали примерную выручку, которую фирма получила от этой сделки. С нее они и доначислили все налоги, а также пени и штрафы.

Однако в арбитражном суде эти действия инспекции признали незаконными. Документы, полученные от поставщиков «Лидии-А», суд посчитал «ненадлежащим доказательством», из которого не следует, что фирма реализовала неучтенный алкоголь. Поскольку других подтверждений своих выводов инспекция не представила, суд освободил фирму от начисленных ей налогов, штрафов и пеней (постановление ФАС Дальневосточного округа от 21 мая 2003 г. по делу № Ф03-А51/03-2/932).

Неожиданный поворот

Натолкнуться на документы по неучтенному фирмой товару ревизоры могут и при выездной проверке у одного из поставщиков. В ходе нее инспекция может направить фирме запрос на встречную проверку.

Если в результате проверки контролеры обнаружат, что какие-то сделки с поставщиком отсутствуют в вашем учете, ждите проблем. Правда, устроить их ревизоры смогут не раньше, чем они назначат вам выездную проверку. Так что до этого момента у фирмы остается шанс исправить все задним числом.

Поступить так мы рекомендуем и в случае, если скрытые фирмой документы всплывут при проверке у одного из ваших покупателей. Имейте в виду: документы на продажу неучтенного товара – самые опасные, ведь они дают инспекции полное право доначислить фирме налоги.

Организации, применяющие УСН, НДС не платят. Но в некоторых случаях они вынуждены отчитываться по НДС.

Первый случай — при импорте услуг у поставщиков. Например, какая-то иностранная компания, не имеющая своего представительства на территории РФ, оказывает российской компании услуги. Российская организация зарегистрирована на территории РФ, поэтому услуга, по сути, оказывается на территории РФ. В данном случае российская компания является налоговым агентом и при оплате вознаграждения должна исчислить НДС за своего поставщика.

Второй случай — при аренде недвижимого имущества у госорганизаций или госучреждений. В данном случае организации, применяющие УСН, являются налоговыми агентами по отношению к этим учреждениям или организациям. Схема действий та же самая: им необходимо исчислить НДС, уплатить его в бюджет и задекларировать.

Третий случай — когда организации, применяющие УСН, работают по агентскому договору и отгрузочные документы оформляют от имени принципала, причем в этих документах выделяют НДС и оформляют счет-фактуру. В этом случае они, действуя как налоговые агенты, должны исчислять НДС, уплачивать его и подавать декларацию.

2. Организация на УСН осуществляет продажу товаров, работ или услуг, выделяя НДС.

Организации, применяющие УСН, освобождаются от уплаты НДС, но бывают случаи, когда они добровольно исчисляют НДС в первичных документах (оформляют счета-фактуры, уплачивают НДС в бюджет). В таких случаях организации ошибочно предполагают, что раз они заплатили НДС в бюджет, значит, имеют право возместить его из бюджета. Это неправомерно: поскольку они не являются плательщиком НДС, следовательно, ни о каком возмещении речи быть не может. Минфин и ФМС много пишут об этом, тем не менее организации продолжают совершать эту ошибку.

В каких случаях организации делают подобные ошибки? Допустим, покупателем компании является крупный завод, который предъявляет требование — чтобы поставщик являлся плательщиком НДС. По требованию покупателя поставщик по этой сделке выделяет НДС и уплачивает его в бюджет (оформляет накладную с НДС, выставляет счет-фактуру с НДС). При этом у организации возникает соблазн на основании документов, по которым приобретали товар, возместить НДС. В данном случае этого делать нельзя, так как компания уплачивает НДС с продажи, а с покупки НДС не возмещается в связи с применением УСН.

Завод, несмотря на то, что требует уплаты НДС, тоже не имеет права на возмещение НДС, который заплатила организация, так как организация, применяющая УСН, не является плательщиком НДС. По сути, добровольная уплата НДС является неправомерным действием. Просто налоговая за это не наказывает: никто не возражает, если организация заплатила деньги по доброй воле. В то же время, соглашаясь с требованиями крупных организаций и выставляя счета-фактуры с НДС, организации, по сути дела, подставляют своего покупателя, так как у него тоже возникает соблазн возместить НДС, на что он не имеет права.

3. Компании выплачивают дивиденды, предварительно не уплатив НДФЛ.

При выплате заработной платы ошибки обычно не допускаются: НДФЛ должен уплачиваться либо в день выплаты заработной платы, либо раньше. Но в отношении дивидендов это правило почему-то часто забывается, то есть сначала уплачиваются дивиденды, а потом, спустя какое-то время, НДФЛ.

4. Неверное оформление дивидендов.

Особенно часто эту ошибку допускают организации, которые находятся на УСН.

Как известно, с 2013 года все юрлица, независимо от налогообложения, должны вести учет и сдавать бухгалтерскую отчетность. Чтобы исчислить дивиденды, они должны пользоваться этой отчетностью, в частности, отчетом о финансовых результатах, в котором указываются чистая прибыль, подлежащая распределению в качестве дивидендов. Многие организации совершают ошибку: они пользуются не этим отчетом и, следовательно, распределяют не прибыль, указанную в этом отчете, а прибыль, которая получилась по книге доходов и расходов.

Эта ошибка влечет последующие ошибки: если вы неверно рассчитали возможную сумму дивидендов, то неверно рассчитали и чистую прибыль, а, соответственно, неправильно выплатили дивиденды. Зачастую эти суммы сильно разнятся.

5. Организации ведут предпринимательскую деятельность, которая не предусмотрена их ОКВЭДами.

Часто бывает, что организация начинает какой-то новый вид деятельности — продажи или производство товаров, но не имеет права осуществлять эту деятельность, потому что этот вид деятельности не задекларирован в налоговой инспекции.

Перед тем, как заниматься новой деятельностью, нужно обязательно подать соответствующие изменения в налоговую инспекцию.

6. Нарушения кассовой дисциплины.

У небольших организаций (особенно это касается магазинов) есть кассовый аппарат, с помощью которого они выбивают кассовые чеки, а в конце смены распечатывают кассовый сводный Z-отчет. Они ошибочно считают, что на этом оформление кассовых документов закончено, поэтому больше ничего не делают. На самом деле по окончании кассовой смены нужно оформить еще приходный кассовый ордер и тем самым как бы дооформить кассовый учет: внести запись об этом кассовом ордере в кассовую книгу и в отчет кассира.

7. Налогоплательщики, применяющие УСН (выбравшие в качестве налоговой базы доходы, уменьшенные на величину расходов) и осуществляющие торговую деятельность, ошибочно в налоговом учете учитывают в расходах себестоимость товаров не в момент их продажи, а сразу после оприходования и оплаты этих товаров поставщиком.

Эту ошибку допускают даже опытные бухгалтеры.

При продаже товаров себестоимость этих товаров мы учитываем в расходах при выполнении трех основных условий: эти товары оплачены поставщику, оприходованы и отгружены покупателю. В момент отгрузки покупателю при одновременном выполнении всех этих трех условий мы можем себестоимость этих товаров учесть в расходах и, соответственно, уменьшить налогооблагаемую базу по налогу, связанному с применением УСН. Никак иначе.

8. Нарушение сроков предоставления авансовых отчетов после совершения подотчетным лицом расходов на приобретение товаров, работ или услуг.

Законом предусмотрена возможность налогоплательщику самому определять период, на который выдаются подотчетные суммы. Например, подотчетные суммы могут выдавать на полгода, и человек может в течение полугода держать эту сумму в кармане, а потом совершить какой-то расход и отчитаться по авансовому отчету. Но за первым сроком, как правило, все следят. При этом часто не следят за вторым — после того, как человек потратил часть денег, он должен в течение трех рабочих дней предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, а оставшуюся сумму внести в кассу как неизрасходованную. Часто это не делается. В большинстве случаев человек, потратив часть суммы, продолжает оставшиеся деньги держать при себе, ошибочно предполагая, что у него осталось еще три месяца.

9. Компании делают отгрузку товаров раньше, чем оприходовали товар. То есть они отгружают то, чего нет на складе.

Это нарушение связано с разными причинами. Как правило, нестыковки происходят из-за того, что документы на товары оформляются задним числом, когда товар куплен и уже продан.

Допуская такую ошибку, организация не имеет возможности списать себестоимость этого товара в расходы в налоговом учете. Если он был продан раньше, чем приобретен, значит, его себестоимость на момент продажи равнялась нулю.

10. Некоторые директора ошибочно предполагают, что нельзя списать деньги с расчетного счета в пользу налоговой, если этот счет арестован.

Налоговая арестовывает расчетные счета в части совершения коммерческих платежей. Но в части совершения бюджетных платежей эти счета остаются свободными. И ошибка большинства директоров заключается в том, что они часто идут платить налоги в отделение другого банка как физлицо. Налог они уплачивают, но налоговая не может найти этот платеж даже при предъявлении квитанции. В такой ситуации доказать что-то налоговой будет сложно. Поэтому, если счет арестован, но требуется заплатить налог, надо просто осуществлять платеж со своего расчетного счета.

Павел Тимохин , эксперт компании

Иногда бывает так, что товар поступил на склад организации или даже продан, а документы на затраты по доставке этого товара еще не пришли. Понятно, что пока нет документов, нет и налоговых расходов. А когда документы наконец поступят, как учесть расходы?

«Опоздавшие» документы в налоговом учете

С точки зрения расчетов по налогу на прибыль возможны два варианта действий.

ВАРИАНТ 1. Сдать уточненку за те периоды, к которым относятся расходы, и либо вернуть налог, либо зачесть его в счет будущих платеже йстатьи 78 , 81 НК РФ . На таком варианте настаивает ФНС. По ее мнению, и после вступления в силу новой редакции п. 1 ст. 54 НК РФ перерасчет в текущем периоде можно делать, только если период, к которому относятся расходы, неизвесте нПисьмо ФНС от 17.08.2011 № АС-4-3/13421 .

При этом если документы поступили в том же налоговом периоде, к которому относятся расходы, то уточненку можно не подавать. Ведь база по налогу на прибыль рассчитывается нарастающим итогом.

ВАРИАНТ 2. «Опоздавшие» суммы в части, приходящейся на проданный товар, можно включить в расходы текущего период аПисьма Минфина от 30.01.2012 № 03-03-06/1/40 , от 20.03.2012 № 03-03-06/1/137 ; Постановление 9 ААС от 11.03.2012 № 09АП-2425/2012-АК . Обратите внимание, так можно делать, только если неучет расходов привел к возникновению переплаты по налогу на прибыль.

«Опоздавшие» документы в бухучете

В бухучете лучше учесть затраты без документов, чем не учесть их вовсе. Если товары уже отражены на сче-те 41, а документов на их транспортировку еще нет, организация тем не менее располагает информацией (хотя бы приблизительной) о величине транспортных затрат. Игнорировать этот факт - значит совершить ошибку, исправлять которую придется по ПБУ 22/2010. Ведь если отражать «опоздавшие» затраты не в том периоде, к которому они относятся, а позже - по мере поступления документов, то можно исказить данные о товарах в балансе и финансовый результат отчетного периода. При этом не важно, как вы учитываете дополнительные затраты: напрямую в стоимости товара или по методу среднего процента.

Поэтому бухгалтеру следует отразить затраты в соответствии с принятой в организации методикой учета (включить в стоимость товара или распределить по методу среднего процента), исходя из имеющейся на отчетную дату информации (например, по договорной стоимости). А при поступлении документов скорректировать данные, если нужно.

Если затраты учитываются непосредственно в стоимости товара, то корректируется:

• <или> стоимость товара: дебет сче-та 41 – кредит сче-та 60 или дебет сче-та 60 – кредит сче-та 41;
• <или> себестоимость, если товары (часть товаров) уже проданы: дебет сче-та 90, суб-счет «Себестоимость», – кредит сче-та 60 или дебет сче-та 60 – кредит сче-та 90, суб-счет «Себестоимость». Если документы поступили уже после того, как отчетность подписана, корректировки отражаются как прибыли (убытки) прошлых лет: дебет сче-та 91 – кредит сче-та 60 или дебет сче-та 60 – кредит сче-та 9 1п. 7 ПБУ 9/99 ; п. 11 ПБУ 10/99 .

Если транспортные затраты распределяются по методу среднего процента, то отклонение учитывается при расчете пропорции за тот отчетный период, в котором поступили документы. Если отклонение несущественно, можно списать его в расходы или доходы текущего периода.

О том, как учитывать сами товары, если они поступили без документов, читайте: 2009, № 21, с. 72

Поскольку в налоговом учете другой порядок учета «опоздавших» затрат, не забудьте о ПБУ 18/02. В отчете о прибылях и убытках уменьшение налога на прибыль за прошлые налоговые периоды в связи с подачей уточненки отражается по строке 2460 «Прочее »п. 22 ПБУ 18/02 .

Пример. Учет затрат по методу среднего процента при несвоевременном поступлении документов

/ условие / В I квартале 2012 г. организация продала следующие товары.

Данные по документально подтвержденным затратам, связанным с приобретением товара, такие.

В I квартале поступило три вагона с товаром. Однако документы, подтверждающие стоимость перевозки, поступили только на два вагона (на сумму 20 000 руб.). Документы на третий вагон на сумму 11 918 руб. (стоимость перевозки 10 100 руб. плюс 1818 руб. НДС) поступили во II квартале 2012 г. Средняя провозная плата составляет 10 000 руб. без НДС за вагон. Во II квартале все товары проданы.

/ решение / Сделаны такие проводки.

Содержание операции	Дт	Кт	Сумма, руб.
В I квартале 2012 г.
Отражены транспортные затраты (20 000 руб. + 10 000* руб.)	44 «Расходы на продажу», субсчет «Транспортные расходы»		30 000
Списана стоимость реализованного товара (300 000 руб. + 200 000 руб. + 100 000 руб.)	90 «Продажи», субсчет «Себестоимость»	41 «Товары»	600 000
Списаны транспортные расходы (600 000 руб. х (35 000 руб. + 20 000 руб. + 10 000 руб.) / (600 000 руб. + 370 000 руб.))	90, субсчет «Себестоимость»	44, субсчет «Транспортные расходы»	40 200
Признан ОНА ((40 200 руб. – 34 020 руб.) х 20%)			1 236
В налоговом учете признаны только документально подтвержденные расходы на сумму 34 020 руб. (600 000 руб. х (35 000 руб. + 20 000 руб.) / (600 000 руб. + 370 000 руб.))
Списаны расходы на страхование груза (600 000 руб. х (25 000 руб. + 15 000 руб.) / (600 000 руб. + 370 000 руб.))	90, субсчет «Себестоимость»	44, субсчет «Расходы на страхование»	24 720
Во II квартале 2012 г.
Отражен НДС по транспортным затратам		60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	1 818
НДС принят к вычету	68 «Расчеты по налогам и сборам»	19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»	1 818
НДС принят к вычету в том квартале, когда получен счет-фактур ап. 1 ст. 172 НК РФ
Скор-рек-ти-ро-ва-ны транспортные расходы (отклонение признано несущественным)	90, субсчет «Себестоимость»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	100
Погашен ОНА	68 «Расчеты по налогам и сборам»	09 «Отложенные налоговые активы»	1 236
Представлена уточненная декларация по налогу на прибыль за I квартал 2012 г.

* В расчет транспортных расходов включена предполагаемая величина транспортных затрат, исходя из средней провозной платы за один вагон

Обратите внимание: исправлять бухгалтерский учет прошлых периодов в рассмотренной нами ситуации не нужно. Потому что изменение оценочных значений (корректировка стоимости товара в связи с поступлением ранее неизвестной информации) учитывается в том периоде, когда поступила информация о ранее случившемся факте хозяйственной жизн ип. 5 ПБУ 21/2008 .